6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (“KVKK”) USUL VE ESASLARI UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİNİZİN KORUNMASINA İLİŞKİN POLİTİKA
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Kanun, kişisel verilerin “veri sorumlusu” olarak sınıflandırılan ve kişisel verilerinişleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişilerce kişisel verilerin işlenmesine ilişkin usul veesasları ortaya koymaktadır.
Kanun kapsamında kişisel veriler “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi” olarak; işleme ise “kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem” olaraktanımlanmıştır.
Kanun, diğer düzenlemelerinin yanı sıra, veri sorumlularına, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel verisi işlenecek olan veri sahiplerini bilgilendirme / aydınlatma yükümlülüğügetirmiştir. Kanun’un 10. maddesine göre veri sorumluları veri sahiplerini;
konularında bilgilendirmelidir.
İşbu doküman (“Politika”), Şirketimiz’in veri sorumlusu olarak kişisel verilerini işlediği gerçek kişilerin yukarıda belirtilen madde kapsamında aydınlatılması amacıyla kaleme alınmıştır. Bu Politika’nın konusu Şirketimiz’in müşterileri, kurumsal müşterilerinin hissedarları, yetkilileri ve çalışanları, potansiyel müşterileri, iş ortaklarımızın ve tedarikçilerimizin hissedarları, yetkilileri ve çalışanları ile çalışan adaylarımız, Şirketimiz’de eskiden çalışanlar ve stajyerlerimiz ile Şirketimizden emekli olan kişiler, ziyaretçilerimiz, şirket yetkilileri ile hissedarlarımız, işortağı ve tedarikçi adaylarımız ve sair üçüncü kişiler olup çalışanlarımıza ilişkin kişisel verilerin işlenmesine ilişkin hususlar Kanun’a uygun şekilde çalışanlara sunulan ayrı bir politika metnikapsamında düzenlenmektedir.
2.1 Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin Genel İlkeler
Kanun’un 4. maddesi uyarınca kişisel veriler, Kanun ve diğer ilgili mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun bir şekilde işlenmelidir. Bu kapsamda veri sorumluları, yukarıda Bölüm 1’de belirtilen aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi dışında kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili olarak aşağıdaki genel ilkelere uymakla yükümlü kılınmıştır:
2.2 Kanun Kapsamında Kişisel Veri İşleme ve Paylaşım Amaçları
Kanun uyarınca kişisel veriler, kural olarak veri sahibinin açık rızası bulunmaksızın işlenememektedir. Bununla birlikte Kanun, 5 ve 6. maddeleri kapsamında kişisel veriler ve özelnitelikli kişisel veriler bakımından açık rıza bulunmaksızın veri işlenebilecek birtakım durumları belirlemiştir.
Öte yandan, Kanun, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri “özel nitelikli” veya “hassas” kişisel veri olarak tanımlamış ve bunlarınişlenmesi için daha ağır şartlar öngörmüştür. Buna göre, özel nitelikli kişisel veriler, veri sahibinden açık rıza alınmış bulunan haller dışında ancak aşağıdaki koşullardaişlenebilecektir:
Veri işlemeye uygun şekilde, kişisel verilerin üçüncü bir tarafla paylaşılması (aktarım) da ilgilli veri sahibinden bu doğrultuda açık rıza alınmış olmasına tabi kılınmıştır. AncakKanun’un 8. maddesine göre veri işlemeye izin verilen şartlarda veri aktarımı da gerçekleştirilebilmekte olup bu doğrultuda yukarıda Bölüm 2.II.a’da belirtilen şartların varlığı halindeveri sahibinin rızası bulunmasa dahi kişisel veri veya özel nitelikli kişisel veri aktarımı yapılabilecektir.
Kanun, kişisel verilerin üçüncü taraflara aktarımı ile ilgili olarak yurtdışına aktarımı özel koşullara bağlamıştır. Buna göre, kişisel veriler; Veri sahibinin açık rızasının bulunmasıhalinde, veya veri sahibinin açık rızası bulunmadığı ancak yukarıda belirtilen diğer şartlardan bir veya birkaçının karşılandığı hallerde; o Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli korumabulunması ve o Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda veri sorumlusunun ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olaraktaahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile yurtdışına aktarılabilmektedir.
2.3 Kanun Kapsamı Dışında Kalan Haller
Kanun’un 28. maddesi uyarınca aşağıdaki durumlarda Kanun uygulanmayacaktır:
3.1 Şirketimiz Tarafından İşlenen Kişisel Verilerin Kategorizasyonu
Şirketimiz tarafından kişisel veriler, aşağıda tanımlı kategoriler altında işlenmektedir:
|
Veri Kategorisi |
Kişisel Veri Kategorizasyonu Açıklama |
|
Kimlik Bilgisi |
Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan bilgiler (örn. TCKN, pasaport no., nüfus cüzdanı seri no., ad-doyad, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanıörneği) |
|
İletişim Bilgisi |
Kişiyle iletişim kurulması amacıyla kullanılan bilgiler (örn. e-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres) |
|
Lokasyon Verisi |
Veri sahibinin konumunu tespit etmeye yarayan veriler (örn. araçkullanımı sırasında edinilen lokasyon verileri) |
|
Müşteri Bilgisi |
Ürün ve hizmetlerimizden faydalanan müşterilere ait bilgiler (örn. müşteri no, meslek bilgisi, vb.) |
|
Müşteri Bilgisi |
Ürün ve hizmetlerimizden faydalanan müşteriler tarafındangerçekleştirilen her türlü işleme ilişkin bilgiler (örn. talep vetalimatlar, sipariş ve sepet bilgileri, vb.) |
|
Müşteri İşlem Bilgisi |
Fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasındaalınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler (örn. giriş çıkışlogları, ziyaret bilgileri, kamera kayıtları vb.) |
|
Fiziksel MekanGüvenlik Bilgisi |
Şirketimiz ve ilgili tarafların teknik, idari, hukuki ve ticarigüvenliğini sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. kişiselveri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinino işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren Internet sitesi şifre veparola gibi bilgiler) |
|
İşlem Güvenilirliği Bilgisi |
Şirketimiz ve ilgili tarafların teknik, idari, hukuki ve ticarigüvenliğini sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. kişiselveri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinino işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren Internet sitesi şifre veparola gibi bilgiler) |
|
Risk Yönetimi Bilgisi |
Şirketimizin ticari, teknik ve idari risklerini yönetebilmek içinişlenen kişisel veriler (örn. IP adresi, Mac ID vb. kayıtlar) |
|
Finansal Bilgi |
Kişisel veri sahibi ile mevcut hukuki ilişkinin tipine göre yaratılanher türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlarkapsamındaki kişisel veriler (Örneğin: veri sahibinin yapmış olduğuişlemlerin finansal sonucunu gösteren bilgiler, kredi tutarı, kart bilgisi, kredi ödemeleri, ödenecek faiz tutarı ve oranı, borç bakiyesi, alacak bakiyesi vb.) |
|
Özlük Bilgisi |
Şirket’in tedarikçilerinin çalışanlarının özlük haklarının oluşmasınatemel olan kişisel veriler (kanunen özlük dosyasına girmesi gerekenher türlü bilgi ve belge) |
|
Çalışan Adayı Bilgisi |
Şirketimiz nezdinde iş başvurusu yapmak üzere bilgilerini paylaşanveri sahiplerine ait, başvuru değerlendirme sürecinde kullanılankişisel veriler (örn. özgeçmiş, mülakat notları, kişilik testlerisonuçları vb.) |
|
Çalışan İşlem Bilgisi |
Şirket’in tedarikçi çalışanlarının işle ilgili gerçekleştirdiği her türlüişleme ilişkin kişisel veriler (örn. işe giriş-çıkış kayıtları, işseyahatleri, katıldığı toplantılara ilişkin bilgiler, güvenlik sorgusu, mail trafikleri izleme bilgisi, araç kullanım bilgisi, şirket kartıharcama bilgisi) |
|
Çalışan Penformans ve Kariyer Gelişim Bilgisi |
Şirket’in tedarikçi çalışanlarının performanslarının ölçülmesi vekariyer gelişimlerinin insan kaynakları politikaları kapsamındaplanlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. performans değerlendirme raporları, mülakat sonuçları, kariyergelişimine yönelik eğitimler) |
|
Yan Haklar VeMenfaatler Bilgisi |
Şirket’in tedarikçi çalışanlarına sunulan yan hak ve menfaatlerinintakibinin yapılması ve tedarikçi çalışanlarının bunlardanfaydalandırılmasına yönelik işlenen kişisel veriler (örn. özel sağlıksigortası, araç tahsisi) |
|
Pazarlama Bilgisi |
Şirketimiz tarafından pazarlama faaliyetlerinde kullanılacak veriler(örn. pazarlama amcıyla kullanılmak üzere toplanan kişininalışkanlıkları, beğenilerini gösteren raporlar ve değerlendirmeler,hedefleme bilgileri, cookie kayıtları, veri zengileştirme faaliyetleri) |
|
Hukuki İşlem VeUyum Bilgisi |
Hukuki alacak ve hakların tespiti ve takibi ile borç ve kanuniyükümlülüklerin ifası amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. mahkemeve idari merci kararı gibi belgelerde yer alan veriler) |
|
Denetim VeTeftiş Bilgisi |
Şirketimizin kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumukapsamında işlenen kişisel veriler (örn. denetim ve teftiş raporları, ilgili görüşme kayıtları ve benzeri kayıtlar) |
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenliktedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri |
|
Talep/ŞikayetYönetimi Bilgisi |
Şirketimize yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınmasıve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler (örn. Şirket’e yöneliktalep ve şikayetler, bunlarla ilgili kayıt ve raporlar) |
|
Görsel ve İşitselVeri |
Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen görsel ve işitsel kayıtlar (örn. fotoğraflar, kamera kayıtları ve ses kayıtları) |
3.2 Kişisel Verilerin Şirketimiz Tarafından İşlenme Amaçları
Şirketimiz, yukarıda belirtilen kapsamda kişisel verileri aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:
3.3 Kişisel Verilerin Şirketimiz Tarafından Aktarılması ve Veri Aktarımı Gerçekleştirilen Tarafların Kategorizasyonu
Şirketimiz tarafından kişisel veriler, yukarıda belirtilen amaçlarla Grup Şirketlerimize, Şirket yetkililerimize, iştiraklerimize, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, hissedarlarımıza, kanunenyetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel kurumlara aktarılabilecektir.
3.4 Kişisel Verilerin Şirketimiz Tarafından İşlenmesi Usulü
Şirketimiz, veri sorumlusu sıfatı ile Kanun’dan doğan yükümlülükleri kapsamında, veri sahiplerinden kişisel verilerini temin etmeden evvel Kanun’un 10. maddesi doğrultusunda verisahiplerini aydınlatmaktadır. Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen herhangi bir veri işleme süreci Kanun’da belirtilen ve yukarıda detaylandırılan şartları karşlamadığı takdirde ise verisahiplerinden açık rızaları temin edilmekte ve ilgili süreçler bahsi geçen açık rıza çerçevesinde sürdürülmektedir.
Kanun kapsamında açık rıza, “belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza” olarak tanımlanmış olup bu doğrultuda Şirketimiz veri sahipleriniKanun’un 10. maddesi uyarınca aydınlattıktan sonra açık rızalarını temin etmektedir. Kanun kapsamında kişisel verilerin saklanması için herhangi bir süre belirlenmemiş olmakla birlikte, genel ilkeler uyarınca kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi esastır.
Şirketimiz, söz konusu ilkeye uygun bir şekilde saklama süreleri tespit etmek adına, her bir veri işleme süreci ile ilgili olarak yürürlükte bulunan mevzuatı ve sürecin amacını esas alarak birdeğerlendirme yapmaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz, asgari olarak yasal yükümlülüklerinin gerektirdiği süre ile ve her halükârda ilgili zamanaşımı süreleri dolana kadar kişisel verilerisaklamaktadır. Şirketimiz, bahsi geçen sürelerin sona ermesi durumu da dahil olmak üzere herhangi bir süreç kapsamında ilgili kişisel verinin işleme amacının ortadan kalkması ile birliktekişisel verileri Kanun’a uygun bir şekilde anonimleştirmekte, silmekte veya yok etmektedir. Kanun kapsamında anonimleştirme “Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbirsurette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi” şeklinde tanımlanmış olup Şirketimiz anonimleştirme faaliyetleri yürürlükteki mevzuatauygun bir şekilde gerçekleştirilmektedir
3.5 Kişisel Veri Güvenliği
Şirketimiz, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya zarar görmesini engelleyecek makul teknik veidari önlemleri almaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz tarafından asgari aşağıdaki aksiyonlar alınmaktadır:
4.1 Veri Sahiplerinin Hakları
Kanun’un 11. maddesine göre kişisel veri sahipleri;
Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası belli hallerde veri sahibinin veri sorumlusundan zararlarının tazmini dışında bir talepte bulunamayacağını düzenlemiştir. Buna gore;
4.2 Hakların Kullanılması
Veri sahipleri, yukarıda bahsi geçen hakları kullanmak için Başvuru Formu’nu kullanabileceklerdir.
Başvurular, ilgili veri sahibinin kimliğini tespit edecek belgelerle birlikte, formun ıslak imzalı bir kopyasının elden veya noter aracılığıyla ya da Kanun’da belirtilen diğer yöntemler ileMerkez Mah.Batı Sok.No:11 Bağımsız Bölüm:1
34535 M.Sinan B.Cekmece/Istanbul adresine iletilmesi veya 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında düzenlenen güvenli elektronik imza ile imzalanarak civteccivata@hs02kep.tradresine kayıtlı elektronik posta gönderimi ile veya Şirketimiz’e daha önce bildirilen ve Şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinden gönderilecek e-mail ilegerçekleştirilebilmektedir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından bahsi geçen yöntemler dışında bir yöntem öngörülmesi halinde başvurular bu yöntemle de iletilebilecektir.
Yukarıda belirtilen yöntemlerden biri ile iletilen veri sahibi talepleri, Şirketimiz tarafından azami otuz gün içerisinde değerlendirilmekte ve cevaplanmaktadır. Şirketimiz, özellikle başvurusahibinin ilgili veri sahibi olup olmadığının değerlendirilmesi amacıyla başvuru sahibinden ek bilgi ve belge talep etme hakkını saklı tutmaktadır. Veri sahibi başvuruları kural olarakŞirketimiz tarafından ücretsiz olarak değerlendirilmektedir. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından veri sahibinin talebine ilişkin bir ücret belirlenmiş ise, Şirketimiz bu ücretüzerinden ödeme talep etme hakkına sahip olacaktır.
